Was macht man eigentlich als Bürokauffrau?

Verena hat in ihrem Blog gefragt, was man in seinem jeweiligen Beruf eigentlich so macht. Ich bin Bürokauffrau und arbeite in einem kleinen Dienstleistungsbetrieb, der Kassentische repariert – das sind die Dinger, wo ihr im Supermarkt euren Krempel drauflegt, wenn ihr bezahlen wollt. Mit dem Förderband und so. Auf Bürokaufleute werdet ihr aber vermutlich überall treffen. Meine Ausbildung machte ich bspw. in einem Verein für geistigbehinderte Menschen. Hier stelle ich euch aber nur meine aktuellen Tätigkeiten vor.

Die meiste Zeit verbringe ich damit, Rechnungen zu schreiben. Wenn einer unserer Techniker einen Kassentisch repariert hat, möchten wir das natürlich bezahlt haben und schicken eine Rechnung an den Kunden. Der Techniker füllt dazu einen Bericht aus, was er genau repariert hat und welche Ersatzteile er dafür brauchte, wie lange das dauerte usw.. Das muss der Kunde, am Besten der Marktleiter, unterschreiben, damit später niemand behaupten kann, das stimme gar nicht. Anhand dieses Monteurberichtes kann ich dann sehen, wie viele Arbeits- und Fahrstunden ich berechnen muss und welche Ersatzteile. Die Preise suche ich mir aus der jeweiligen Preisliste für diesen Kunden heraus. Diese Rechnung wir dann mit einem Durchschlag des Monteurberichtes an den Kunden geschickt, der sie dann bezahlt. Der hohe Zeitaufwand entsteht vor allem durch die Anzahl an Rechnungen; da wir deutschlandweit Reparaturen erledigen, kommt da natürlich eine ganze Menge zusammen.

Damit ich einen Techniker zu einem Markt schicken kann, muss ich erstmal wissen, dass da was kaputt ist. Ich muss also Aufträge annehmen. Uns können unsere Kunden auf verschiedene Weisen erreichen, zum Beispiel per Telefon, e-Mail oder Fax. Ich leite diese Aufträge dann an unseren Einsatzleiter weiter, dieser koordiniert, wie die Techniker am Besten zum Kunden fahren.

Ich mache auch alles, rund um den Geldein- und -ausgang, bearbeite also Kontoauszüge und die Kasse. Wichtig ist dabei vor allem, dass ich die Zahlungen kontiere. Unter einem Konto verstehen wir eine Nummer, die vereinfacht gesagt, für einen Verwendungszweck steht oder einen Kunden. Das Kontieren macht es dem Steuerbüro einfacher, die Zahlungen zuzuordnen. Die Kasse enthält das Bargeld, das in der Firma gerade vorhanden ist. Das nimmt man, wenn man bspw. ein Päckchen per Nachnahme annimmt oder wenn keine Müllbeutel mehr da sind und jemand welche aus’m Supermarkt um die Ecke mitbringt. Davon sammel ich dann die Quittungen und trage sie einmal im Monat in ein Buch ein, das sog. Kassenbuch.

Da wir die Ersatzteile für die Kassentische selbst erst kaufen müssen, gehört Rechnungen zu bezahlen auch zu meinen Aufgaben. Zuerst kontiere ich diese und anschließend bezahle ich sie – was, dem Onlinebanking sei Dank, recht schnell geht.

Etwas, das einem nicht in jeder Firma begegnet, sind Spesenabrechnungen. Spesen sind Reisekosten. Unsere Techniker fahren durch ganz Deutschland, übernachten in Hotels und tanken natürlich auch ihre Firmenwagen voll. Diese Kosten sowie ihre Arbeits- und Fahrtzeiten tragen sie alle in ein Formular ein und legen die Quittungen dazu. Das bekomme ich 1x pro Woche. Ich schaue dann, ob alles stimmt und kontiere die verschiedenen Beträge wieder, je nach Verwendungszweck (tanken hat eine andere Nummer als übernachten etc.). Anschließend überweise ich das Geld unseren Mitarbeitern.

Apropros „unseren Mitarbeitern überweisen“: Ich bearbeite auch die Gehälter und Löhne. Das heißt, dass ich schaue (anhand der Spesen) wer wie lange gearbeitet hat und das in eine Tabelle eintrage. Diese geht dann ans Steuerbüro, der Steuerberater rechnet das Gehalt aus und erstellt eine Gehaltsabrechnung, welche ich bekomme. Daraufhin kann ich dann das Gehalt überweisen (und natürlich wieder kontieren).

Außerdem schreibe ich Angebote, wenn ein Kunde das wünscht. Das bedeutet, dass ich die Kosten ausrechne, die eine Reparatur seines Kassentisches voraussichtlich kostet und ihm diese mitteile.

In der Firma, in der ich arbeite, ist es so, dass auch das Führen von Tabellen zu meiner Arbeit gehört. Wenn ein Kunde anruft, weil das Laufband an einer seiner Kassen ein Loch hat, müssen wir wissen, wie lang und breit das Laufband ist. Damit wir nicht immer extra zum Ausmessen dorthin fahren müssen, schreiben unsere Techniker in jedem Markt, in dem sie sind, ein Maßblatt. Diese Maße trage ich später alphabetisch, nach Name das Marktes und der Stadt, in eine Tabelle ein.

Letztendlich bin ich natürlich auch noch Mädchen für Alles. Ich bin meist die Erste, die die Anrufer am Telefon haben. Da muss ich die Spreu vom Weizen, sprich die Werbefritzen von den Kunden, trennen. Ich beantworte Fragen und bin bei allen Anliegen Ansprechpartnerin. Nicht nur für Kunden oder Lieferanten, selbstverständlich auch für unsere Techniker. Wenn unser Einsatzleiter nicht da ist, entscheide ich, wohin ein Techniker als nächstes fährt. Ich bearbeite die ein- und ausgehende Post; öffne Briefe oder verschicke welche. Ich bestelle Büromaterial, Briefmarken und Ersatzteile, nehme Lieferungen an und bringe Ordner ins Steuerbüro oder Pakete zur Post. Außerdem räume ich auf, wenn alles im Chaos versinkt, fülle Wasser in die Kaffeemaschine und sorge dafür, dass immer Klopapier da ist. Und, ja, meist alles gleichzeitig!

5 Kommentare

    1. Ja, wobei es in der Firma halt auch so ist, dass es keine Abteilungen gibt. In größeren Firmen ist das meist so organisiert, dass jeder eine bestimmte aufgabe hat. Stelle ich mir aber ehrlich gesagt viel langweiliger vor.

      1. Ich habe die männliche Version von deinem Beruf gelernt. Also Bürokaufmann. War aber meistens Selbstständig im Bereich Versandhandel und Internet-Marketing. Da hatte ich auch immer verschiedene Aufgaben. Nach einer gewissen Zeit wird mir wirklich eine Aufgabe zu Langweilig und es muss was anderes gemacht werden.

  1. Klingt nach viel Arbeit und eigentlich recht spannend. Mir selbst ist der ganze kaufmännische Kram aber nicht geheuer, ich habe es nicht so mit Zahlen und Rechnungen. |D

    Das mit dem Maßblatt wusste ich gar nicht – bisher habe ich noch nie drauf geachtet, ob die Bänder jetzt in Laden X schmaler sind als in Y. °_°

    @MFA: Beim Allgemeinarzt und besonders beim Kinderarzt gilt die Faustregel: Du fängst dort an und bist erstmal krank, mindestens vier Wochen lang hast du dauernd irgendetwas.
    Irgendwann hat sich dein Immunsystem aber soweit gewappnet, oft machen dir dann nicht mal mehr die Magen-Darm-Geschichten groß was aus.

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